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Ley al día

Norma de la Comisión para el Mercado Financiero sobre participación y votación a distancia

19 Mar 2020

Introducción

Con fecha 18 de marzo de 2020, la Comisión para el Mercado Financiero (CMF) dictó la Norma de Carácter General N°435 (NCG 435), que regula la participación y votación a distancia en Juntas de Accionistas, Juntas de Tenedores de Bonos y en Asambleas de Aportantes, derogándose la sección III de la Norma de Carácter General N°273.

Entidades que podrán usar estos medios

La nueva norma autoriza el uso de medios tecnológicos que permitan la participación de personas que no se encuentren físicamente presentes en el lugar de celebración correspondiente, junto con mecanismos de votación a distancia, en:

(i) Juntas de accionistas de las sociedades anónimas abiertas y las sociedades anónimas especiales sujetas a autorización de existencia de la CMF;

(ii) Juntas de tenedores de bonos; y

(iii) Asambleas de aportantes de fondos fiscalizados por la CMF.

Requisitos de los medios tecnológicos.

Los medios tecnológicos que se usen deberán:

(i) Garantizar debidamente la identidad de los accionistas, tenedores de bonos o aportantes, o de sus apoderados en su caso, y participación de la CMF (si así se requiere por ley); y

(ii) Cautelar el principio de simultaneidad o secreto de las votaciones se efectúen en tales juntas y asambleas.

Deber de directorios, administradoras de fondos o representantes de tenedores de bonos.

El directorio de las sociedades anónimas respectivas, las administradoras de fondos, o el representante de los tenedores de bonos, en su caso, deberán implementar los sistemas o procedimientos necesarios para acreditar:

(i) La identidad de las personas que participan a distancia en la junta o asamblea:

(ii) Los poderes que le permiten actuar en representación del accionista, aportante o tenedor de bono, según corresponda, si éstos no estuvieren actuando por sí;

(iii) La reserva de los votos emitidos a distancia hasta el fin del proceso de escrutinio de los demás votos, el día de la junta o asamblea.

Requisitos para citaciones, registro de asistencia y actas

En las citaciones a las juntas o asambleas, se deberá indicar:

(i) El hecho que se permitirá la participación y votación a distancia;

(ii) El mecanismo para ello; y

(iii) La forma en que cada accionista, tenedor de bonos o aportante, o su representante, podrá acreditar si identidad y poder, en su caso.

Por su parte, en los registros de asistencia de las juntas o asambleas deberán ingresarse los antecedentes de los accionistas, tenedores y aportantes que hayan utilizado estos mecanismos.

Finalmente, en las actas deberá dejarse constancia del uso de estos medios, sin perjuicio de las demás materias que la ley y reglamentación requieran que sean incorporadas al acta.

Oficio Circular N°1.141 de la CMF

Junto con la NCG 435, la CMF dictó también el Oficio Circular N°1.141, mediante el cual ha indicado que:

(i) Las disposiciones de la NCG 435 pueden ser aplicadas por todas las sociedades anónimas abiertas y especiales antes indicadas, aunque no hayan aún contemplado en sus estatutos sociales los mecanismos que permitan la participación y voto a distancia.

(ii) No ve inconvenientes para hacer uso de medios tecnológicos para la participación a distancia en las correspondientes juntas y asambleas, de las demás personas que por ley y normativa reglamentaria, estatutaria o contractual deban hacerlo.

(iii) No ve inconvenientes para que en las juntas y asambleas cuyas citaciones se hayan efectuado con anterioridad a la fecha de emisión de la NCG 435, se usen medios tecnológicos que permitan la participación de personas que no se encuentren físicamente presentes en su lugar de celebración junto con mecanismos de votación a distancia, cumpliendo lo dispuesto en la referida norma, bastando para ello que así se informe mediante hecho esencial, con anticipación suficiente a la fecha de celebración de la junta o asamblea.

(iv) Si por limitaciones impuesta por la autoridad o por no contar con los medios necesarios, resulta imposible celebrar debida y oportunamente tales juntas o asambleas de manera presencial o remota, la sociedad o entidad podrá invocar razones de fuerza mayor para efectos de suspender o postergar la realización de las respectivas juntas o asambleas, las que serán evaluadas en su mérito por la CMF.

Contacto

En caso de cualquier duda o si requiere información adicional sobre esta materia, puede contactar a: José Miguel Ried (jmried@jdf.cl), Cristián Fabres (cfabres@jdf.cl)  y/o Ricardo Abogabir  (rabogabir@jdf.cl).